近年來中國保險業快速發展，中國將成為全球*重要的保險市場之一。隨之，各類型紙質檔案大量增加，業務部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業已經成為檔案信息化工程中的一個重要門類。

　　國家檔案局與中國人民保險公司印發的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監會下發的《人身保險業務檔案管理規范》及保監發（2007）28號文件均對保險行業的業務檔案管理工作有明確規定和考量標準，并強令加強執行信息化管理。中國人壽、中國平安、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術，因與傳統的紙質業務檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優點，現今電子檔案技術得到大力推廣并已經成為檔案管理的主要模式。

　　我公司在保險行業的調研報告中總結，北京地區保險公司檔案管理工作中普遍存在如下問題：

1. 檔案管理分散，沒有統一的檔案管理規范，加之檔案管理人員對檔案管理專業知識欠缺，造成總公司檔案管理難度大；

2. 檔案利用安全性差，例如紙質檔案無人保管長期利用；

3. 歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監會的要求；

4. 紙質檔案檔案利用效率低，數據統計不達標；

5. 紙質檔案沒有及時銷毀，造成庫房的積壓，提高管理成本；

6. 人工操作易導致檔案著錄信息不準確。

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　　針對以上所存在的主要問題，我公司結合各保險公司檔案管理的實際需求，自主研發了檔案管理系統和檔案數字化加工解決方案，亮點如下：

一、檔案系統解決方案：

①統一規范管理：為用戶單位量身設計完整的檔案管理規范，實現總公司對所有分支機構集中式的管理；同時，從檔案的整理、歸檔、保管到利用，系統設計可以引導各級部門檔案人員規范化操作，簡單快捷。
②檔案利用安全性得以提高：可實現檔案管理權限的控制，保存借閱、打印、檔案系統登陸等詳細操作日志，且電子檔案不允許拷屏；
③解決歷史檔案難題：對用戶的歷史檔案可根據國家檔案局和保監會的要求結合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案，使原始紙質檔案進行電子化的處理與檔案系統同步；
④信息及時化處理：檔案系統中設有自動信息提示，如對話框提示、手機短信提示、郵件提示功能，方便對檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷；
⑤多種查詢方式：查詢可以實現檔案管理的多種查詢需要，有檔案條目檢索、全文檢索、簡單檢索、**檢索、跨庫檢索等功能；
⑥統計方法多樣。統計功能有年報統計、明細統計、利用情況統計、檔案保管統計、操作日志統計等；
⑦提高信息準確率。由系統自動將檔案著錄信息進行摘錄，減少人工操作的錯誤率。?

二、紙質檔案解決方案：

①**、高速運作：批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數據加密、文本錄入、批量數據轉換、PDF、OCR漢字識別等技術，針對各種業務檔案類型，按照不同年代和格式選擇的靈活性，制定出不同的生產流程，從人員、設備、軟硬件的配備方面，都有嚴格的質量控制和全面的監督和管理；
②設備先進：自主研發的影像掃描系統可實現自動化圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校對、去污點、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統中，且自動攜帶壓縮技術、OCR全文識別技術等，快捷掛接到檔案系統中，減少存儲空間；
③操作安全：采用局域進行數據處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現場，防止數據的泄密，每天上下班安排專人負責文檔質量及數量嚴格的核對與交接，將清查情況詳細記錄在案；
④紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業標準及用戶的實際需求進行紙質檔案數字化加工。